Onboarding-Checkliste: Vorlage für den perfekten Start

Euer Unternehmen wächst und ihr seid bereit, neue Talente an Bord zu holen. Ihr habt Zeit und Energie in die Auswahl der perfekten Kolleginnen und Kollegen investiert und jetzt wird es Zeit, sie ins Team zu integrieren. 

Aber wie könnt ihr sicherstellen, dass ihr den neuen Teammitgliedern einen nahtlosen und produktiven Start bietet?

➡️Die Antwort liegt im Onboarding-Prozess.

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Bedeutung des Onboarding-Prozesses & einer Checkliste

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Firmen, die den Onboarding-Prozess standardisieren und automatisieren, können die Einarbeitungszeit deutlich verkürzen und die Bindung der Mitarbeitenden erhöhen. Eine Checkliste hilft dabei, dass kein wesentlicher Schritt im Prozess übersehen wird und stellt klar, wer zu welchem Zeitpunkt verantwortlich ist.

Mit einem durchdachten Onboarding könnt ihr als Unternehmen erhebliche Zeit und Ressourcen sparen. Wenn neue Teammitglieder den neuen Arbeitsplatz zu früh wieder verlassen, müssen erneut erhebliche Anstrengungen in die Suche nach geeignetem Personal gesteckt werden. Nicht zu vergessen sind die frustrierenden Auswirkungen auf das Team, die Arbeitsüberlastung, während die Stellen unbesetzt sind, und mögliche Schäden für euer Employer Branding. Daher ist es von größter Bedeutung, dem Onboarding-Prozess die Aufmerksamkeit zu schenken, die er verdient.

Wir von „Crewting – Optimize hybrid work“ präsentieren euch gemeinsam mit Jelena Klingenberg von hppyppl unsere Onboarding-Checkliste: Eine Vorlage für den perfekten Start für neue Angestellte. Diese Vorlage soll als Leitfaden dienen, um sicherzustellen, dass ihr nichts Wichtiges überseht und eure neuen Teammitglieder sich vom ersten Tag an unterstützt und wertgeschätzt fühlen. Die Checkliste eignet sich auch für ein modernes Remote Onboarding! 

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Gutes Onboarding: Wieso ist eine Checkliste hilfreich?

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Bei effektivem Onboarding geht es nicht nur darum, neue Mitarbeiter im Team willkommen zu heißen, sondern auch darum, ihnen das nötige Wissen und die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, sodass sie schnell effektiv in ihrer neuen Rolle arbeiten können. Onboarding-Maßnahmen umfassen auch soziale Aspekte, wie das Kennenlernen des Teams und der Unternehmenskultur.

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Der Einarbeitungsprozess, der seinen Anfang mit der Unterzeichnung des Vertrags nimmt und sich bis zum Ende der Probezeit erstreckt, ist ein bedeutender Zeitraum. Um sicherzustellen, dass während dieser Phase nichts vergessen wird, keine relevanten Termine verpasst werden und alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben auf sie zukommen, empfiehlt es sich, die einzelnen Schritte des Prozesses und die entsprechenden Verantwortlichkeiten in einer Checkliste festzuhalten:

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✔️ Wer ist verantwortlich für die Bereitstellung des Equipments? 

✔️ Wann findet die Einführung in die IT-Systeme statt? 

✔️ Wann und wie wird der neue Mitarbeiter dem Team vorgestellt? 

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Darüber hinaus dient die Onboarding-Checkliste als Kommunikationsmittel. Sie informiert alle Beteiligten über ihre jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei der Einarbeitung und hilft dabei, Missverständnisse und Kommunikationslücken zu vermeiden.

Schließlich kann die Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste auch als Dokumentationsinstrument dienen. Sie ermöglicht es, den Fortschritt des Onboarding-Prozesses zu verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Kurz gesagt, eine Checkliste zum Onboarding trägt wesentlich dazu bei, den Einarbeitungsprozess effizient, effektiv und stressfrei zu gestalten – für das Unternehmen und vor allem für die neuen Teammitglieder. Sie ist ein unverzichtbares Werkzeug für ein gutes Onboarding.

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Fehler, die ihr beim Onboarding neuer Mitarbeiter vermeiden könnt – dank der Checkliste

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Folgende Fehler solltet ihr unbedingt vermeiden:

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➡️ Unklare Kommunikation

➡️ Mangel an benötigtem Equipment und fehlende Zugänge am ersten Arbeitstag

➡️ Fehlen fester Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner

➡️ Kein strukturierter Einarbeitungsprozess

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Natürlich – niemand ist fehlerfrei. Aber um euren neuen Teammitgliedern einen so angenehmen Start wie möglich zu bieten und sie nicht „ins kalte Wasser zu schmeißen“, solltet ihr bemüht sein, diese Fails zu vermeiden.

Um insbesondere diese Fehler während des Onboardings zu umgehen, haben wir eine Checkliste für euch erstellt, die ihr einfach und kostenlos herunterladen könnt. In dieser Checkliste sind eure wichtigsten Aufgaben für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess übersichtlich zusammengefasst. 

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Onboarding-Checkliste: eure Vorlage

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Um das Onboarding für neue Mitarbeiter reibungslos zu gestalten und die oben genannten Fehler zu vermeiden, braucht ihr jetzt natürlich endlich noch die Checkliste! 

Unsere Checkliste zum Onboarding neuer Mitarbeiter dient als Vorlage und Inspiration und beinhaltet unter anderem folgende drei hilfreiche Punkten:

• #1 DOKUMENTE: Vereinbare einen Termin mit deinem neuen Teammitglied, um alle relevanten Dokumente (Arbeitsvertrag, NDA, Personaldaten) unterzeichnen zu lassen. Im Idealfall kann dieser Termin auch dafür genutzt werden, um gemeinsam den Onboarding-Prozess zu besprechen.
• #2 ENTSCHEIDUNG ÜBER DAS EQUIPMENT: Lege gemeinsam mit der/dem direkten Vorgesetzten des neuen Team-Members fest, welches Equipment zur Verfügung gestellt werden muss (Diensthandy, Dienstwagen, Laptop, Schlüssel, Visitenkarten) und kümmere dich darum, dass diese besorgt werden.
• #3 KOMMUNIKATION: Kommuniziere den Eintritt der neuen Person, bspw. indem du eine Rundmail an alle Mitarbeitenden verfasst oder euren daily/weekly Call dazu nutzt. Alle sollten wissen, wann der erste Tag des neuen Team Members sein wird, und wo er/sie sitzen wird.
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Du willst alles lesen? Lade dir die kostenlose Onboarding-Checkliste als PDF einfach herunter und das Onboarding wird für euch und eure neuen Mitarbeitenden ein Leichtes sein!

Hier kommt ihr zum Download 👉 Onboarding Checkliste herunterladen 

Viel Spaß 🍀

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Übrigens: 👉 Hier findest du eine Checkliste zum hybriden Arbeiten!

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